Serhii LypiiVijf orders per dag betekent vijf handmatige facturen, of nul als je het één keer goed instelt. En vanaf 2026 mag het voor Belgische B2B ook nog eens niet meer op de oude manier. WooCommerce PDF factuur automatisch versturen is de eerste automatisering die elke webshop verdient. Hieronder richt je in zes stappen de gratis PDF Invoices & Packing Slips-plugin (WPO) in, kies je het juiste triggermoment (bijvoorbeeld bij “processing” in plaats van “completed”) en voeg je BTW en KvK correct toe. Daarna volgt de blik vooruit: per 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol/UBL verplicht voor B2B-verkoop aan Belgische bedrijven. Voor Nederland volgt Peppol naar verwachting per 2030, in lijn met de ViDA-uitrol; het wetgevingstraject loopt in Q4 2026 met definitieve implementatie rond 2030. Je krijgt een migratiepad zodat je nu geen dubbele setup bouwt.
Waarom je PDF-facturen altijd automatisch wil versturen
Handmatig factureren kost ongeveer 4 tot 6 minuten per order. Bij tien orders per dag is dat een uur werk, iedere werkdag. Bovendien komt de menselijke fout: verkeerd factuurnummer, ontbrekend BTW-nummer, vergeten mail.
Een automatische PDF-factuur lost dat op. Op het moment dat een order in WooCommerce de status “processing” krijgt (na succesvolle iDEAL of Mollie-betaling), genereert de plugin een PDF, hangt hem als bijlage aan de bevestigingsmail en slaat hem op in de mediabibliotheek. Klant weet direct waar hij aan toe is, jij hebt geen omkijken meer.
De juridische kant is even belangrijk. Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet (factuurnummer, KvK, BTW-nummer, klantgegevens) is fiscaal ongeldig. Handmatig raakt daar sneller een veld weg dan met een template dat je één keer goed inricht.
WooCommerce PDF factuur automatisch versturen: 6 stappen met WPO-plugin
Hier volgt het stappenplan. Ik gebruik in de praktijk bijna altijd PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce van WPOvernight. Gratis, ruim 600.000 actieve installaties, meest volwassen NL/BE-keuze.
Stap 1. Installeer via Plugins > Nieuwe plugin de plugin “PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce” en activeer hem.
Stap 2. Ga naar WooCommerce > PDF Invoices > General en vul je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KvK, BTW-nummer, IBAN, e-mail. Voor Belgische shops: BCE-nummer in plaats van KvK.
Stap 3. Kies onder Documents > Invoice je template (Simple is netjes) en zet je logo bovenaan.
Stap 4. Vink onder “Attach to” de e-mails aan waarbij de PDF automatisch moet gaan: meestal “Processing order” (na betaling) en optioneel “Completed order”.
Stap 5. Stel het factuurnummer-schema in: prefix (bijvoorbeeld 2026-), startnummer, padding (bijvoorbeeld 4 cijfers). Jaar-reset kan aan.
Stap 6. Doe een test-order in incognito. Controleer of de e-mail met PDF-bijlage aankomt en of alle wettelijke velden erin staan.
Klaar. Vanaf dat moment vertrekt iedere factuur automatisch, met de juiste nummering en zonder handwerk.
De officiële plugin-pagina met changelog en documentatie staat op WordPress.org. Handig om te bookmarken voor updates.
Trigger-momenten: bij order, processing of completed?
Het triggermoment lijkt een detail, maar bepaalt de klantervaring én je boekhouding.
Bij “New order” (voor betaling) krijgt de klant een factuur voordat er is betaald. Werkt bij B2B met factuurbetaling. Bij B2C met iDEAL is dit onlogisch: de klant heeft nog niets betaald en snapt de factuur niet.
Bij “Processing” (na succesvolle betaling) is voor bijna elke B2C-webshop de juiste keuze. De klant heeft betaald via iDEAL of Mollie, WooCommerce zet de status op “processing”, de factuur wordt automatisch verstuurd. Ondersteunend, direct helder.
Bij “Completed” (na verzending of aflevering) past bij shops waar de factuur pas hoort te lopen als de dienst is geleverd. Voor abonnementen of diensten kan dit logisch zijn, voor fysieke shops meestal niet.
Mijn praktijkadvies: prepaid B2C-shop hangt de factuur aan “Processing”. B2B met factuurbetaling hangt hem aan “New order” of stuurt handmatig. Twee smaken tegelijk kan ook: vink beide aan en de plugin stuurt de PDF een keer.
Layout, huisstijl en juridische factuurvereisten
De basistemplate is functioneel, geen designwedstrijd. Voor de meeste shops is dat prima. Wil je iets meer huisstijl, dan kan je met de Pro-versie (€89/jaar via de Plus Bundle bij WP Overnight) meerdere templates opladen en custom velden toevoegen.
Wettelijke factuurvereisten voor Nederland en België:
- Uniek en oplopend factuurnummer
- Factuurdatum
- Jouw bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, KvK (NL) of BCE (BE)
- Klantnaam, adres, en BTW-nummer als B2B
- Omschrijving van geleverde goederen of diensten
- Prijs per regel, subtotaal, BTW-bedrag per tarief, totaal incl. en excl. BTW
- Toepasselijk BTW-tarief (21%, 9%, 0%, verlegd)
De WPO-plugin vult dit standaard uit de WooCommerce-orderdata. Wat je zelf moet zetten: KvK en BTW-nummer in de plugin-instellingen. Controleer bij de eerste test-order of alle velden aanwezig zijn.
Peppol/UBL per 1 januari 2026: wat verandert er?
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-verkoop in België. Dat betekent: geen PDF-mail meer als B2B-factuur, maar een gestructureerd UBL-bestand dat via het Peppol-netwerk bij de ontvanger komt. Nederland volgt naar verwachting per 2030, in lijn met de ViDA-uitrol; het wetgevingstraject loopt in Q4 2026 met definitieve implementatie rond 2030. Voor B2C blijft PDF gewoon toegestaan.
Wat betekent dit praktisch? Als jouw WooCommerce-shop uitsluitend aan consumenten (B2C) levert, verandert er 1 januari 2026 niets. PDF blijft de norm. Als je ook aan Belgische bedrijven levert, moet je vanaf die datum UBL-facturen via Peppol kunnen versturen. Voor Nederlandse B2B-shops komt de verplichting naar verwachting rond 2030, maar de richting is duidelijk.
Achtergrond en Belgische context worden goed uitgelegd in dit overzicht Peppol e-facturatie 2026 op Conversal. Handig als naslag.
Van PDF naar UBL: twee migratiepaden
Zonder je shop dubbel op te zetten kan je nu al voorbereid zijn. Twee routes.
Route 1: Peppol Commerce plugin. Een WordPress-native plugin die UBL-facturen genereert en direct via een Peppol access point verstuurt. Voordeel: alles binnen WordPress. Nadeel: extra jaarabonnement, en de configuratie vraagt techniek.
Route 2: boekhoudkoppeling. WooCommerce koppelt aan Moneybird, Exact, e-Boekhouden of Yuki via Webwinkelfacturen.nl of een native connector. De boekhouding beheert de factuur en verstuurt Peppol-facturen. Voor de meeste MKB-shops praktischer, omdat de boekhouding sowieso al Peppol-ready is.
Middleware-optie: Storecove of InvoiceCloud. Handig als je meer dan één webshop hebt en één Peppol-punt wil.
Mijn advies aan de meeste klanten: als jouw boekhoudpakket al Peppol ondersteunt (Moneybird, Exact, e-Boekhouden en Yuki doen dit), koppel WooCommerce aan de boekhouding en laat je boekhouder de Peppol-kant verzorgen. Simpelste flow, minste dubbele infrastructuur.
Koppeling met je boekhouding
De WPO-plugin sluit prima aan op de meeste NL-boekhoudpakketten via Webwinkelfacturen.nl of Moneybird’s native WooCommerce-connector. Elke order wordt automatisch als verkoopfactuur aangemaakt in je boekhouding.
Voor B2B-shops met veel handmatige aanpassingen (kortingen, incassoregelingen) is een tussenlaag zoals Webwinkelfacturen.nl vaak makkelijker: die genereert een boekhoudkundige factuur uit de WooCommerce-order en pusht die naar Moneybird, Exact of Yuki.
Werk je op Shopify, dan bestaat er geen native NL-factuurmodule. Je hebt daar apps als Sufio (€19/mnd) of WeSupply nodig, of een boekhoudkoppeling met Moneybird. WooCommerce staat op dit punt sterker: de WPO-plugin is gratis en Peppol-migreerbaar zonder appstore-kosten. Zie ook mijn artikel over WooCommerce SEO-basis voor de bredere technische kant.
AVG en klantfactuurdata
Klantfactuurdata (naam, adres, e-mail, BTW-nummer) zijn persoonsgegevens. De AVG-regels zijn hier duidelijk.
Bewaartermijn fiscaal: 7 jaar voor de basisadministratie (Nederland). In België 7 jaar algemeen, 10 jaar voor onroerend goed. De WPO-plugin slaat PDF’s op in je mediabibliotheek en de orderdata in je WooCommerce-database. Beide vallen onder die 7 jaar.
Verwerkersovereenkomst nodig met: je hosting, je boekhoudpakket (Moneybird, Exact, Yuki), Webwinkelfacturen.nl als je die gebruikt, en straks met je Peppol-middleware. Standaardformulieren staan bij elk van deze partijen klaar.
Noteer in je privacyverklaring: welke gegevens je bewaart, hoe lang, en met welke verwerkers je die deelt. Klant heeft recht op inzage en op verwijdering na afloop van de fiscale bewaartermijn.
