Wat hoort in een website-offerte? 6 vaste onderdelen

Een meubelmaker uit Sint-Niklaas liet me vorig jaar twee offertes zien. Eén van €4.200 en één van €9.800. Hij dacht dat de dure partij hem probeerde te pakken. Dat was niet zo. In de dure zat migratie van 600 producten, in de goedkope niet. Wie weet wat hoort in een website-offerte, kan zulke voorstellen wél vergelijken.

Dat verschil stond nergens vermeld. Hieronder staan de zes onderdelen die er altijd in horen. Onderaan vind je een voorbeeld-indeling. Reken op een half uur om je eigen offerte ernaast te leggen.

1. Een scope met uitsluitingen

Wat erin zit, staat er altijd wel. Wat er níet in zit, bijna nooit. Juist die tweede lijst voorkomt ruzie.

Vraag om een kopje “buiten scope”. Daar horen de klassiekers in: teksten schrijven, fotografie, producten invoeren, koppelingen met je boekhouding, meertaligheid en het overzetten van oude content. Per punt een indicatie van de kosten helpt enorm.

Bij de meubelmaker was dat het hele verschil. De goedkope offerte ging uit van een lege site. De dure nam 600 producten mee. Beide waren eerlijk. Alleen kon hij ze niet naast elkaar leggen.

In mijn eigen offertes staat ook wat ik niet doe. Ik ben webmaster, geen designer. Een compleet nieuw visueel ontwerp besteed ik uit of stuur ik door. Dat scheelt je een teleurstelling in week drie.

2. Een urenraming met bovengrens

“Ongeveer 40 uur” is geen raming. Het is een wens. Vraag om een bovengrens en om een afspraak over wat er gebeurt als die in zicht komt.

Mijn afspraak met klanten: bij 80% van de geraamde uren krijg je bericht. Dan beslis jij of we doorgaan, schrappen of uitstellen. Je komt niet voor een verrassing te staan bij de eindfactuur.

Vraag ook hoe de raming is opgebouwd. Een offerte die per onderdeel uren noemt, is te controleren. Eén totaalbedrag zonder toelichting niet.

Let op het uurtarief bij verschillende soorten werk. Bij mij is dat €70 per uur excl. btw voor standaardwerk en €95 voor migratie en serverwerk. Hoe ik tot een raming kom, staat in uren inschatten bij een website-project.

3. Een opleverdatum en een planning in fasen

Eén datum aan het eind is te weinig. Vraag om drie of vier momenten: start, eerste versie, testronde, oplevering.

Zet er per fase bij wie er aan zet is. Dat maakt vertraging bespreekbaar zonder verwijten. Loopt het uit omdat jij je teksten nog niet hebt aangeleverd, dan zie je dat meteen terug.

Vraag ook wat er gebeurt als de planning verschuift. Schuift de hele planning mee, of kom je achteraan in de rij? Bij een solo-webmaster is dat een reële vraag. Ik plan doorgaans twee projecten tegelijk, meer niet.

Een reële doorlooptijd voor een kleine zakelijke site is zes tot tien weken. Wie vier weken belooft zonder jouw content te kennen, belooft iets wat hij niet kan waarmaken.

4. Wat jij zelf aanlevert, met een datum

Hier loopt het het vaakst vast. Niet bij de bouwer, maar bij de klant. Teksten, logo’s, productfoto’s, toegang tot hosting en domein.

Zet dat als lijstje in de offerte met een datum erachter. Dan weet je vooraf hoeveel werk het je zelf kost. Voor een webshop met 600 producten is dat al snel twee volle dagen.

Vraag ook wat er gebeurt als je te laat bent. Een redelijke afspraak: na twee weken stilstand wordt het project geparkeerd en verschuift de oplevering. Dat is niet onvriendelijk. Dat is planning.

5. Betaaltermijn, aanbetaling en facturatiemomenten

Vraag om drie dingen: de betaaltermijn, het moment van factureren en de hoogte van een eventuele aanbetaling.

Bij zakelijke klanten geldt geen wettelijk maximum voor een aanbetaling. Tussen bedrijven is dertig tot vijftig procent vooraf gebruikelijk bij grotere projecten. Bij consumenten mag je maximaal de helft vragen.

Let ook op wat er ná oplevering komt. Hosting, licenties en onderhoud zijn terugkerende kosten. Die horen apart in de offerte, niet verstopt in het projectbedrag. Wat ik in een onderhoudsabonnement zet, staat in onderhoudscontract voor WordPress. Dat begint bij €58 per maand excl. btw.

Vraag tot slot om de algemene voorwaarden als bijlage. Ze gelden alleen als je ze vooraf hebt kunnen lezen. Ik ben geen jurist, dit is mijn praktijkervaring. Laat een groot contract nakijken door een specialist.

6. Meerwerk: tarief, drempel en wie het goedkeurt

Meerwerk ontstaat altijd. Dat is normaal. Het probleem is niet het meerwerk, maar de onduidelijkheid erover.

Leg drie dingen vast. Het tarief, de drempel waarboven je eerst toestemming geeft, en wie bij jouw bedrijf mag goedkeuren. Dat laatste vergeten mensen vaak. Als drie collega’s wijzigingen doorgeven, betaal jij voor alle drie.

Mijn drempel is een half uur. Alles daarboven krijgt eerst een bericht met een prijs erbij. Dat kost mij tijd en levert rust op.

Er is één uitzondering die je vooraf wilt regelen. Staat je site plat of is hij gehackt, dan werk ik door zonder eerst te overleggen. Dan geldt het spoedtarief van €105 per uur excl. btw. Zet die afspraak in de offerte, dan hoeft niemand op zo’n moment te onderhandelen.

Wat hoort in een website-offerte: een voorbeeld-indeling

Leg deze indeling naast de offerte die je hebt gekregen. Wat ontbreekt, vraag je na.

Zelf een offerte laten naleggen?

Heb je een voorstel liggen en twijfel je? Stuur het me toe. Ik lees het door en zeg waar de gaten zitten, zonder dat je bij mij klant hoeft te worden. Dat kost je een mail en mij twintig minuten.

Wil je daarna met mij verder, dan krijg je een offerte volgens bovenstaande indeling. Met een bovengrens en met een blok “buiten scope” erin. Standaardwerk reken ik af op €70 per uur excl. btw. Stuur je offerte via contact.

Bronnen: Stappenplan offerte maken (Ondernemersplein, KVK) · Hoe je algemene voorwaarden maakt (KVK)