Factuur maken

Snel een kloppende factuur maken

Als ondernemer wil je een factuur die klopt en er verzorgd uitziet, zonder een boekhoudprogramma of account. Vul je bedrijfsgegevens één keer in, kies je klant, zet je regels erin met het juiste btw-tarief, en de factuur bouwt zich live op. Ik onthoud je gegevens, je klanten en tot vijf facturen lokaal in je browser. Daarna download je de PDF of open je een e-mail naar je klant. Er gaat niets naar een server.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

De Belastingdienst stelt een aantal vaste eisen aan een factuur. Deze tool zet ze allemaal op de juiste plek, zodat je factuur klopt:

• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer (in een reeks, zonder gaten).
• De factuurdatum, en de leverdatum als die afwijkt.
• Jouw volledige bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer en je btw-identificatienummer.
• De naam en het adres van je klant.
• Per regel: een omschrijving, het aantal en de prijs per stuk exclusief btw.
• Het bedrag exclusief btw per btw-tarief, het btw-tarief (21%, 9% of 0%), het btw-bedrag per tarief en het totaal inclusief btw.

Btw-identificatienummer of omzetbelastingnummer?

Op je factuur hoort je btw-identificatienummer (het btw-id, met de vorm NL123456789B01). Zet er nooit je oude omzetbelastingnummer op: dat is gebaseerd op je burgerservicenummer en is alleen voor contact met de Belastingdienst. De tool controleert het formaat en waarschuwt als het niet klopt.

Hoe nummer ik mijn facturen?

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, elk nummer mag maar één keer voorkomen en er mogen geen gaten in zitten. Een reeks met een jaar ervoor mag prima, bijvoorbeeld 2026-0001, 2026-0002. Je vult je reeks en het volgende nummer één keer in; daarna telt de tool automatisch op elke keer dat je een factuur bewaart.

Geen btw: KOR of btw verlegd

Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan bereken je geen btw. Zet je dan aan, dan toont de factuur geen btw-tarief of btw-bedrag en vermeld ik de wettelijke tekst "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB". Lever je aan een zakelijke klant met btw verlegd, dan reken je ook geen btw, maar vermeld ik "btw verlegd" en is het btw-id van je klant verplicht. Controleer bij een buitenlandse klant het btw-id in VIES.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur is een correctie op een eerdere factuur, bijvoorbeeld bij een terugbetaling of een fout. Zet je de optie aan, dan worden de bedragen negatief en heet het document een creditfactuur. Verwijs in de omschrijving of opmerkingen naar de oorspronkelijke factuur.

Sneller betaald met een betaal-QR

Zet je de SEPA-betaal-QR aan, dan komt er een QR-code op de factuur met je IBAN, het bedrag en het factuurnummer. Je klant scant die vanuit de eigen bank-app en de betaling staat klaar. Let op: dit werkt in ING, bunq, Knab, SNS, ASN en RegioBank, en nog niet in Rabobank en ABN AMRO. Scan de code dus vanuit je bank-app, niet met de camera. Klanten van een bank die het niet ondersteunt betalen gewoon handmatig met het IBAN en het factuurnummer op de factuur.

Waar blijven mijn gegevens?

Alles gebeurt in je eigen browser. Je bedrijfsgegevens, je klanten en tot vijf facturen worden lokaal bewaard via de opslag van je browser; er gaat niets naar een server. De echte bewaring is de PDF die je downloadt: bewaar die goed, want je bent verplicht je facturen zeven jaar te bewaren. Wis je je browsergegevens, dan verdwijnen de lokaal bewaarde facturen. De knop "Mail naar klant" opent een e-mail met de gegevens ingevuld; de PDF voeg je zelf nog even toe als bijlage, want je browser mag dat niet automatisch doen.

Handig hierbij

Twijfel je over de btw, gebruik dan de btw-calculator. Wil je eerst je tarief bepalen, kijk dan bij uurtarief berekenen. Deze tool is een hulpmiddel en geen boekhoudprogramma of fiscaal advies: controleer je factuur altijd zelf voordat je hem verstuurt.