Onboarding nieuwe website klant: concrete week 1 en 2

Onboarding nieuwe website klant is de fase tussen “getekende offerte” en “iets zichtbaars op staging”. Bij Lypii duurt die fase precies twee weken. Niet omdat het niet sneller kán, maar omdat een goede voorbereiding halverwege drie problemen voorkomt: geen logo-bestanden, niemand die bij de DNS kan, geen scherp beeld van wie welke tekst aanlevert. Hieronder wat er in die twee weken concreet op tafel ligt, wie wat doet en wanneer. Zonder projectmanager-jargon.

Wat er in week 1 gebeurt

De eerste week is administratie en afspraak-maken. Klinkt saai, is het niet: zonder deze week begint week 2 op drijfzand.

Dag 1–2: Welkomstmail en opstart-document. Binnen 24 uur na de akkoordverklaring krijg je een welkomstmail met een opstart-document (Google Doc of PDF, jouw voorkeur). Dat document bevat: het einddoel in één zin, de deadline, de contactpersoon aan beide kanten, en een lijstje benodigde toegangen (hosting, domein, e-mail, evt. huidige CMS).

Dag 3–4: Gedeelde map. Een Drive- of Dropbox-map voor merkbestanden, teksten en foto’s. Structuur staat klaar: mappen per pagina, één inbox-map voor nog-niet-verwerkte input. Zo weet iedereen waar wat komt.

Dag 5: Kick-off call. Dertig tot vijfenveertig minuten, telefoon of video. We lopen het opstart-document door, prikken de sprint-momenten, en ik krijg de eerste concrete input. Vanaf dat moment staat de planning tot en met de opleverdatum.

Wat er in week 2 gebeurt

Week 2 is het overgangsmoment van “voorbereiden” naar “bouwen”.

Dag 6–8: Toegangen krijgen. Hosting, domein, e-mail, evt. CMS-login. Ik test of alles werkt vóór ik iets bouw. Als de vorige leverancier langzaam DNS afgeeft (klassieker dan je denkt), schuift het einde met dat aantal dagen, niet met het aantal dagen dat ik werk. Verwachting managen begint hier.

Dag 9–10: Eerste sprint zichtbaar. Meestal een homepage-concept of stijl-eerste-blik op een staging-URL. Nog niet af, wel klikbaar, wel iets waar je een reactie op kunt geven. Vanaf dat moment werkt het project met korte feedback-loops.

Alle communicatie tussen jou en mij loopt via direct contact met je webmaster: één inbox, geen ticket-nummers, geen projectlead ertussen. Dat betekent ook dat vragen binnen enkele uren beantwoord worden op werkdagen.

De vijf mijlpalen in één oogopslag

Als schematisch overzicht van de twee weken:

1. Welkomstmail: dag 1
2. Opstart-document: dag 2
3. Toegangen actief: dag 8 (afhankelijk van oude leverancier)
4. Kick-off call: dag 5
5. Eerste sprint zichtbaar op staging: dag 10

Vijf punten op de kalender. Als er eentje uitloopt, weet je precies wat de knelpunt is en waarom. Geen mist, geen “we zijn er nog mee bezig”.

Wat de klant in deze twee weken moet doen

Concreet lijstje. Als je dit klaar hebt liggen, loopt de onboarding zonder wachtmomenten:

• Logo-bestanden. SVG als het kan (schaalbaar), anders PNG met transparante achtergrond in hoge resolutie.
• Vijf tot tien foto’s. Eigen werk of eigen mensen. Stock kan later als aanvulling.
• Korte tekst per pagina. Twee alinea’s per pagina is genoeg voor een concept. Volledige teksten later.
• Één contactpersoon voor besluiten. Iemand met mandaat om binnen een dag te reageren op vragen zoals “welke kleur voor de knop” of “welke titel op de homepage”.
• Toegangen voorbereiden. Wachtwoorden voor hosting, domein, e-mail en huidig CMS bij de hand, in een password-manager. Of via een KVK-erkend samenwerkingsproces als het via een derde partij loopt.

Voor klanten in de regio bied ik een lokaal aanspreekpunt in Terneuzen (Zeeuws-Vlaanderen): een kick-off kan op locatie in Hulst, Goes of Vlissingen als een fysiek gesprek helpt. Meestal doen we het remote, maar de optie staat open.

Wat er níet gebeurt in de eerste twee weken

Realistisch verwachtingsmanagement. Deze dingen zijn geen onderdeel van week 1 of 2:

• Geen live-gang. De site staat op staging, niet op de definitieve URL.
• Geen SEO-audit. Die komt in een latere sprint, als de content-structuur staat.
• Geen tekstredactie. Ik werk met de teksten die je aanlevert; herschrijven gebeurt op verzoek of in een aparte fase.
• Geen huisstijl-ontwerp van nul. Ik werk met wat je hebt aan logo, kleuren en fonts. Nieuwe huisstijl is een designer-traject.

Deze grenzen benoemen aan de voorkant voorkomt teleurstelling in week 3.

Voorbeeldscenario (geen echte klant): installateur met bestaand logo

Hoe het er in de praktijk uitziet: een installateur wilde een nieuwe brochuresite als vervanging van een verouderde WordPress-site. De onboarding nieuwe website klant liep als volgt:

• Dag 1: welkomstmail met opstart-document.
• Dag 2: klant vult opstart-document in en levert logo (SVG) aan.
• Dag 3–4: oude bureau geeft langzaam hosting-toegang af, kost twee volle werkdagen wachten.
• Dag 5: kick-off call, sprints geprikt voor de volgende drie weken.
• Dag 8: hosting-toegang actief, DNS geregeld, staging-URL klaar.
• Dag 10: eerste homepage-schets staat live op staging.

Totaal doorlooptijd twee weken. Aan bouw-uren: ongeveer zes uur in die twee weken. De rest was structuur, wachten en communicatie.

De MKB Servicedesk heeft algemene tips over projectstart die goed aansluiten: bij een klein project maakt de voorbereiding meer verschil dan de bouw zelf.

Waarom deze structuur werkt

Twee weken structuur aan de voorkant besparen twee maanden gedoe halverwege. Je weet als klant precies waar je op welk moment aan toe bent. Ik weet welke toegangen ik heb, welke content ik krijg, en wie ik bel bij vragen. Geen verrassingen.

Voor een klein project is dit misschien iets uitgebreider dan strikt nodig. Voor een middelgroot project (twintig uur bouw of meer) is dit precies het minimum.