Samenwerken met ondernemers in Belgisch Vlaanderen: wat ik leerde

Vanuit Terneuzen sta je in twintig minuten in Sint-Niklaas. In drie kwartier in Antwerpen of Gent. Dat is dichterbij dan Amsterdam, dichterbij dan Rotterdam, en in de meeste gevallen ook dichterbij dan Eindhoven. Op de kaart hoort Belgisch Vlaanderen praktisch bij mijn werkgebied.

Toch is samenwerken met ondernemers in Belgisch Vlaanderen niet hetzelfde als werken met Nederlandse klanten. De taal lijkt op elkaar, het verschil zit elders. Dit zijn de dingen die ik leerde sinds ik vanuit Terneuzen actief klanten over de grens bedien.

Taal die hetzelfde lijkt en het niet is

Nederlands is Nederlands, maar het Vlaamse en het Nederlandse Nederlands zijn niet hetzelfde. Niet in woordenschat, niet in toon, niet in hoe je een zin opbouwt.

Een paar voorbeelden uit mijn dagelijkse praktijk:

• Vlaanderen zegt “factuur opstellen”, Nederland zegt “factuur opmaken”.
• Vlaanderen heeft “een afspraak vastleggen”, Nederland “een afspraak inplannen”.
• “Beleefdheid” weegt anders. Een Vlaamse klant gebruikt vaker u-vorm in mails, ook bij langere samenwerking. In Nederland is je-vorm sneller normaal.
• Vlaamse formulering is vaak iets formeler, met meer uitleg vooraf. Nederland is directer, kortere zinnen, sneller tot de kern.

In klantcommunicatie is dat geen probleem zolang je opmerkzaam blijft. Ik schrijf naar Vlaamse klanten met iets meer afstand en iets meer context. Geen volle Vlaamse stijl (die zou ik forceren), wel respect voor de toon waarin zij beginnen.

BTW en de intracommunautaire regeling

Dit is het meest praktische verschil. Werk ik voor een Belgische klant met geldig BTW-nummer, dan factureer ik volgens de intracommunautaire B2B-regeling: 0% BTW op de factuur, met de tekst “BTW verlegd naar de afnemer” of “Reverse charge”.

Concreet:

• De Belgische klant draagt zelf 21% Belgische BTW af en trekt die weer af. Per saldo gebeurt er niets.
• Ik geef het bedrag op in mijn Nederlandse opgaaf ICP en in mijn BTW-aangifte als prestatie binnen de EU.
• Ik valideer het BTW-nummer van de klant via het VIES-systeem van de Europese Commissie.

Voor particulieren of niet-BTW-plichtige ondernemingen werkt het anders. Dan factureer ik in principe met Nederlandse BTW, mits ik onder de drempel blijf voor afstandsverkopen.

Voor de klant maakt het op de bottom line niet uit. Voor mij is het een kwestie van administratie goed houden en het VIES-nummer voor elke nieuwe klant nakijken.

Communicatie en bereikbaarheid over de grens

Ondernemers in Vlaanderen verwachten meestal hetzelfde als in Nederland: reactie binnen werktijd, duidelijke afspraken, vaste tarieven. De manier waarop verschilt soms.

Mail blijft het belangrijkste kanaal. In Vlaanderen iets meer dan in Nederland, waar WhatsApp ook bij zakelijke contacten vaker normaal is. Ik volg het kanaal dat de klant kiest.

Bellen wordt vaker even aangekondigd. Een Vlaamse klant stuurt eerder een mail “kun je vanmiddag even bellen” dan dat ze direct opbellen. Ik probeer me daaraan aan te passen.

Afspraken in persoon worden gewaardeerd. Voor een eerste kennismaking willen Vlaamse klanten vaker fysiek aan tafel zitten dan Nederlandse klanten gemiddeld. Vanuit Terneuzen rij ik gemakkelijk naar Antwerpen, Gent, Sint-Niklaas, Brugge, Hasselt of Mechelen.

Avond- en weekendwerk komt minder voor in vraagstelling. Vlaamse ondernemers respecteren werktijden in de communicatie iets nadrukkelijker dan ik gewend was. Dat past mij prima.

Technische verschillen die je tegenkomt

Naast taal en administratie loop ik tegen een paar technische verschillen aan die je in het Nederlandse webwerk niet of nauwelijks tegenkomt.

Cookiebanners en GDPR. De Belgische gegevensbeschermingsautoriteit kijkt strenger naar cookiebanners dan de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens. Iedere Vlaamse site die ik onderhoud, krijg ik graag eerst onder de loep voor cookies en tracking. Geen optionele exercitie.

Btw-vermelding op de site. In België is een BTW-nummer wettelijk verplicht zichtbaar op iedere zakelijke website. Bij Vlaamse klanten controleer ik bij oplevering altijd of het ondernemingsnummer en BTW-nummer ergens in de footer of contactpagina staan.

Webwinkel-verplichtingen. Voor Belgische e-commerce gelden specifieke regels rond herroepingstermijn, retourbeleid en algemene voorwaarden. Een WooCommerce-shop voor een Vlaamse klant heeft op een paar punten andere standaardteksten dan een Nederlandse.

Betaalmethodes. Bancontact is voor Vlaamse klanten wat iDEAL is voor Nederlandse. Iedere webshop in Vlaanderen die geen Bancontact aanbiedt, loopt een groot deel van de conversie mis. Voor Nederlandse shops met Vlaamse klanten geldt hetzelfde andersom.

Samenwerken met ondernemers in Belgisch Vlaanderen: wat ik doe

Eerlijkheid hoort hier ook bij. Een paar dingen om vooraf duidelijk te maken.

Wel:

• Onderhoud, herstel en doorontwikkeling van bestaande sites in WordPress, Shopify, Joomla, Drupal, Laravel of HubSpot.
• Migraties tussen hostingpartijen of CMS’en.
• Snelheidsoptimalisatie en technische SEO.
• Adviezen over GDPR-compliance en cookies, voor zover technisch.
• Eerste fysieke gesprekken in Vlaanderen tot Antwerpen, Gent, Brugge en Hasselt.

Niet:

• Juridisch advies over Belgisch recht (verwijs ik door).
• Volledige rebrandingstrajecten.
• Vlaamse copywriting. Ik schrijf Nederlands-Nederlands. Voor pure Vlaamse marketingteksten verwijs ik door naar Vlaamse tekstschrijvers.
• Verplichte Belgische registraties of vergunningen voor de klant zelf.

Praktische punten voor een eerste samenwerking

Als je in Vlaanderen onderneemt en overweegt om met een freelancer aan de Nederlandse kant te werken, een paar dingen om mee te nemen.

• Vraag het VAT-nummer aan beide kanten op voorhand. Dat voorkomt later gedoe met facturatie.
• Spreek af in welke taal je elkaar mailt. Voor mij is dat Nederlands; mochten er termen onduidelijk zijn, vraag ik altijd na.
• Vraag of de freelancer ervaring heeft met Vlaamse cookiebanners en GDPR-specifieke punten. Niet iedereen heeft die ervaring.
• Bepaal of fysieke afspraken nodig zijn. Vanuit Terneuzen is een rit naar Antwerpen of Gent kort en werkbaar.

Voor klanten over de hele Belgische provincie ben ik in principe beschikbaar, alleen voor afspraken in Wallonië verwijs ik door naar collega’s met Franstalige praktijk. Mijn werktaal is Nederlands en Engels, geen Frans.

Meer over hoe ik werk vind je in de categorie lokaal en menselijk. Voor concrete diensten kun je terecht op de pagina diensten.